网络的普及让信息的获取、共享和传播更加方便，同时也增加了重要信息泄密的风险。 调查显示：有超过85%的安全威胁来自组织内部，有16%来自内部未授权的存取，各种安全漏洞造成的损失中，30% - 40% 是由电子文件的泄露造成的，而在Fortune排名前1000家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是50万美元。防火墙，可以防止外部人员非法访问，但不能防止内部人员通过Mail或者U盘将一些敏感文件发送给其他人。

那么怎样才能防止电子文档的传播泄密呢?

    1.文档加密：即使单位机密文件被盗走或通过其它途径转发，这个文件离开指定的服务器后都是加密状态，内容全部加密，以乱码形式显示。

    2.权限管理：指定的用户才可以访问、打印某些文件，这样做到文件的安全使用，其他无权限用户访问文档为加密状态。

    3.时间期限：可以给指定人员或文件设定访问期限，如果过期指定的人员就无法访问文件内容。

    4.身份认证：确定访问文件人员的身份，需要认证后才可以访问相应文件。

可解决的问题：

    1.  防止内部重要文件被泄密，灵活设置用户使用文件的权限包括：阅读、打印等。

    2.  为文件的泄密提供了追查依据，及时采取对应的有效措施。

    3.  适用于各种文件管理方式如共享、Mail附件、网站发布，而且同一文档对不同人的使用权限不同，体现了管理灵活性。

广泛应用的领域：

    1.金融业：许多敏感信息需要严格控制，防止商业秘密泄露， 如 投资信息、会议决议、客户信息等。

    2.政府机构：政府部门的文件部分是不对外公开或限制某些人阅读、复制和打印的安全性文档 如 公文，重要文件，会议内容记录等。

    3.制造业：许多制造业客户的方案，图纸等机密文件需要重点保护。